Фасилитация на практике: как проводить сессии – разбираем реальные кейсы

В предыдущей статье я поделилась основными методами и инструментами фасилитации для бизнес-аналитиков. Переходим к практике. Предлагаю разобрать распространенные ситуации в IT-проектах и ​​видение их решения.

А в конце статьи – бонус! Несколько секретов для удачной фасилитации команд.

Ситуация 1: Вот ты и скажи, как правильно!

Представьте, что во время встречи кто-то из участников в каком-то вопросе апеллирует к вам как к эксперту. Логика проста: ты нас здесь собрал, вот и расскажи, как правильно! Но далеко не каждый специалист по фасилитации корректно реагирует на подобные обращения.

Помните: такие вопросы возникают при непонимании фасилитационного процесса. Поэтому фасилитатор должен еще раз объяснить цель встречи и описать свою роль и зону ответственности. Он не является участником обсуждения, а помогает другим самостоятельно найти ответы на основе их опыта, знаний и умений. Этот шаг позволит вернуть фокус встречи, а участников – в процесс.

Фасилитатор может и не быть экспертом по выносимому на обсуждение вопросу. Но если вы часть команды, то, конечно, можете выйти из этой роли на минутку и предложить свою идею. Однако для этого вы должны быть единственным человеком на встрече, обладающим контекстом вопроса. Я в таком случае рекомендую передать роль фасилитатора другому человеку. Экспертам лучше участвовать в обсуждении их профильной темы.

Ситуация 2: В ответ – тишина

Вы задали вопрос группе, но все молчат. Паузы – не проблема, это нормально. Здесь у вас есть несколько вариантов действий. Первый: обратиться к какому-то конкретному человеку. Это вполне рабочий вариант, но можно поставить специалиста в затруднительное положение, если у него нет никаких ответных идей. Второй путь: переспросить у непонятно группы или переформулировать вопросы.

Учитывайте создание безопасного пространства для обмена мнениями и идеями. Может быть, люди потеряли чувство равновесия или доверия и не хотят выражаться. Или на проекте в принципе мало активны. Попытайтесь объединить людей в небольшие группы для обсуждения вопроса. Практика доказывает: в таких ситуациях они становятся более открытыми, и процесс обсуждения становится более комфортным для них и более эффективным.

Не пытайтесь сами ответить на вопрос, не получивший отклика. Вы не эксперт, вы фасилитатор. Старайтесь избегать своего участия в обсуждении по теме сессии. В ответ на тишину можно, например, сосчитать до 10 и быстро перейти к другому приему.

Ситуация 3: Как избежать конфликта

Часто при обсуждении спорного вопроса участники начинают активно спорить, и это у всех на виду переходит в серьезный конфликт. Фасилитатор должен мгновенно реагировать на развитие событий и действовать на предупреждение. Первый шаг — обратить внимание участников на то, что ситуация выходит за рамки корректного рабочего процесса. Вы должны напомнить всем, что они должны сохранять спокойствие и уважение мнений других участников.

Далее примените техники снижения напряжения . Это может быть предложение сделать глубокий вдох и выдох или, например, объявить перерыв на несколько минут, чтобы все отвлеклись от конфликта. Также можно попросить участников предложить пути выхода из противоречивой ситуации. Но с последним приемом следует соблюдать осторожность, ведь он не всегда работает.

7 секретов фасилитации, о которых следует знать бизнес-аналитику

Фасилитатор похож на дирижера. Все его действия — для того, чтобы «оркестр» выполнял задачу эффективно. Прежде всего, этот специалист должен быть искренним и открытым, поддерживать позитивную атмосферу, доверять команде. Но это не единственный секрет успешной фасилитации.

1. Решения должны формировать те люди, на которых они влияют. Это главный секрет фасилитации как таковой. Только так достигаются действительно эффективные результаты. Ведь именно эти люди полностью разбираются в проблеме и принимают активное участие в ее решении.
2. Вы должны сохранять нейтралитет и завоевывать доверие коллег. Фасилитация встреч – большая ответственность. Вы должны помочь людям прийти к поставленной цели и избежать трудностей в процессе реализации решений. Неправильно было бы отдавать кому-либо предпочтение или навязывать свое видение. Вы здесь выступаете как психолог и коуч.
3. Создавать оптимальный для дискуссии климат. Фасилитатор направляет усилия на поддержку, а в идеале – на рост синергии группы. Если в команде много закрытых в себе людей, вы должны найти приемы, которые помогут им начать доверять коллегам больше, стать открытыми для обмена мнениями.
4. Использовать визуализацию. Не зря говорят: лучше один раз увидеть, чем сто раз пересказать. Большинство людей лучше воспринимают информацию с визуальными дополнениями. Поэтому используйте вспомогательные материалы не только для презентаций, но и для любых других целей. По желанию будет любое типичное обсуждение можно превратить в увлекательное действо с интерактивом. А это уже дополнительный плюс к активному привлечению участников.
5. Мотивировать делиться мнениями. Каждый присутствующий на сессии должен вносить свой вклад в процесс. Это помогает поддерживать энергию группы на нужном уровне. Самый простой прием я упоминала выше – объединять участников в небольшие группы, где им будет легче высказать мнение. Также эффективно работает метод быстрого голосования.
6. Направлять людей с помощью открытых вопросов. Избегайте вопросов, на которые можно ответить только «да» или «нет», потому что это не даст результата. Это закрытый вопрос. «Знаете ли вы техники фасилитации? – Да, знаю». И все обсуждение завершилось. А вот пример открытого вопроса: «Какие техники фасилитации эффективны и почему? – Это такие техники, они мне нравятся тем-то и тем-то». Вот и есть стимул для дальнейшего обсуждения. На этом этапе могут присоединиться другие участники.
7. Ставьте в обсуждении логическую точку. Просто останавливайте дискуссию. Это может показаться удивительным советом, ведь вся статья посвящена стимулированию коммуникации в команде. Но вы должны следить и за тем, чтобы коллеги не застряли на каком-то вопросе. Если они ходят по кругу, то именно вы должны обратить на это внимание. Спросите, готовы ли участники принять решение или лучше вернуться к вопросу позже. Да вы поможете всем не терять фокус.

Мой главный совет всем, кто интересуется фасилитацией: не останавливайтесь в собственном развитии. Осваивайте и практикуйте новые приемы. При необходимости обращайтесь к опытным коллегам. Так вы можете сделать командную работу более продуктивной. В этом вам поможет умение выбирать и совмещать разные техники и инструменты фасилитационных сессий.