О пыльных шкафах с документами можно забыть. Почему вашему бизнесу нужен цифровой архив

Электронные, или цифровые, архивы помогают компаниям систематизировать и хранить годами самые разные файлы: документы, изображения, аудио- и видеозаписи и так далее. Информацию можно организовать так, чтобы легко восстанавливать ее и управлять ею. А еще этот инструмент хорошо экономит бизнесу деньги.

В партнерском материале с CleverForms эксперт компании-разработчика «Адвертайзинг Экспресс» Марина Погорильчук рассказывает, какие еще есть преимущества цифровых архивов, на примере «Электронного архива» CleverForms.

Что такое электронный, или цифровой, архив

Все больше компаний внедряют программные платформы, где есть комплекс универсальных и многофункциональных модулей. Их можно легко и просто настроить, а еще они позволяют структурировать управление, бизнес-процессы на предприятии и отношения с другими организациями.

Когда документооборот полностью переходит в цифру, возникает вопрос, как собирать, систематизировать и хранить годами электронные документы. В этом случае бизнесу поможет «Электронный архив».

«Электронный архив» CleverForms создала компания «Адвертайзинг Экспресс» как один из модулей многофункциональной программной платформы CleverForms. С развитием платформы и ее сервисов «Электронный архив» вырос в отдельный продукт и получил хорошие отзывы от клиентов.

Заказать ссылку на пробную версию «Электронного архива» можно на нашем сайте.

Например, многие из них ценят, что он улучшает процесс архивирования, уменьшает затраты на ведение бумажного архива, а большую работу может выполнять меньшая команда. Наш продукт уже используют энергетические компании, банки, производители пищевой отрасли. То есть «Электронный архив» – это универсальный продукт, который пригодится в любой сфере.

Кстати, этот модуль взяли за основу для создания системы электронного архива для Национального банка Украины.

«Адвертайзинг Экспресс» – это украинский разработчик программного обеспечения. Компанию основали в 2005 году, ее головной офис находится в Киеве. В основном она разрабатывает программное обеспечение и занимается цифровой рекламой.

Как работает «Электронный архив» CleverForms

«Электронный архив» CleverForms – это система хранения документов с четкой структурной организацией. То есть команда может структурировать документы по номенклатурным деламсписок наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия, типам хранения: временное, длительное, постоянное. Кроме того, можно отслеживать сроки хранения документов по годам, сортировать по подразделениям компании.

Компания сможет создать условия хранения электронных документов, которые отвечают законодательству Украины об архивном деле и рекомендациям ЕС.

Заказать ссылку на пробную версию «Электронного архива» можно на нашем сайте.

Мы предлагаем простые решения, с которыми можно систематизировать, обезопасить данные и сделать их доступными из любой точки мира.

• Единый интерфейс. В нем можно управлять документами, разными по типам хранения: временными – до 10 лет, длительными – от 10 до 75 лет, постоянными – больше 75 лет. При необходимости клиенты ведут учет бумажных дел архива и следят за тем, какие документы уже можно уничтожить. Вам не нужно использовать дополнительные средства для хранения больших архивов.
• С «Электронным архивом» значительно легче искать нужную информацию, если сравнивать с поиском в физических документах. Вы легко найдете и отсортируете файлы – здесь есть поиск по ключевым словам или другим критериям.
• Возможность восстанавливать данные, делиться ими с коллегами или клиентами и даже совместно работать над проектами в режиме реального времени – все это без каких-либо ограничений.
• Можно создавать резервные копии и хранить их в нескольких местах, что обеспечивает безопасность данных. Это срабатывает в случае стихийного бедствия или другой чрезвычайной ситуации, когда могут быть повреждены или уничтожены физические документы.

«Электронный архив» является мощным инструментом для любого предприятия. Кстати, он позволит существенно сэкономить: компания снизит расходы на бумагу, принтеры и комплектующие к ним, электричество. Объемы, которые можно хранить в электронном архиве, ограничены только мощностью оборудования клиента.

Мы можем предоставить доступ к бесплатной пробной версии, чтобы компании узнали, как легко управлять своими файлами с помощью такой инновационной технологии. Заказать ссылку на пробную версию «Электронного архива» можно на нашем сайте. Также вы можете послать запрос на почту info@a-express.com.ua.

Попробовать бесплатно