AI-консультант у компанії: як Knowledge Bot економить час і гроші

Щосекундно збільшується обсяг інформації в мережі. Бізнес збирає дорогоцінні байти даних, структурує їх, аналізує і відтворює у певному вигляді. Чи може одна людина пам’ятати що де зберігається і за лічені миті знаходити потрібне? Звісно що ні. 

• Саме тому сьогодні набувають актуальності AI консультанти. Або ж розумні системи, що працюють з колосальними обсягами інформації і можуть відтворювати її за запитом.

Ба більше, застосування високотехнологічних помічників на 30% спрощує рутинні процеси та знижує загальні витрати підприємств на 15-45%. 

Виглядає як «чарівна паличка». Але на практиці веселка з єдинорогами перетворюється на тисячі рядків коду і наглядача. І вже він постійно махає перед носом AI Act. Окей, лірику в бік – рухаємось далі. 

Knowledge Bot: ноу-хау, чи добре (давно) забутий асистент у новій іпостасі?

AI консультант. Цифровий аватар з борідкою у стилі мудреця з храму Шаолінь. Знає все і майже миттєво видає за запитом філософські трактати. Або ж типовий клерк з Волл-стріт, який оперує нотатником, що містить всю потрібну вам інформацію. Але це концепції, реальність значно банальніша:

• Knowledge Bot – інструмент на базі штучного інтелекту, що взаємодіє з внутрішньою документацією підприємства.

Чимось нагадує старі цифрові асистенти, де зберігалася і відтворювалася інформація користувача. Такі моноблокові, або розкладні кишенькові комп’ютери нульових. 

Однак зараз у кожного в кишенях значно потужніші девайси, та ще і підключені до Інтернету. А це означає лише:

• Миттєвий обсяг до колосальних обсягів даних.
• Різні патерни взаємодії: від інтерфейсу, до клавіатур та голосової комунікації (так, навіть з системами на базі AI).
• Персоналізацію, коли юзер отримує саме те, що шукає в моменті.

Здогадуєтеся, до чого це підводить? Вірно – AI рішення для компаній, як от онлайн консультант, перетворюється на один з інструментів. Інструментів, що «прокачують» навігаційні процеси, заміщують звичайних робітників і навіть підвищують доходи підприємств. 

Чи потрібен вам такий онлайн консультант для сайту?

Так, якщо ваш бізнес оперує значними обсягами інформації. Ну, наприклад:

• B2B підприємства з широким продуктовим портфелем.
• Юридичні компанії, що працюють у багатьох напрямках.
• Страхові провайдери, які мають велику кількість полісів.
• Служби підтримки (всі ніші), які працюють зі значними обсягами звернень.
• E-commerce та фізичний ритейл, де присутні різні групи та варіації товарів.

Водночас chat AI може бути корисним навіть для невеликих підприємств. Зокрема для швидкої навігації клієнтів, або для пошуку специфічної інформації менеджерами. І так, попри досить великі стартові витрати, в перспективі віртуальний консультант – це реально рентабельне рішення.

Як Knowledge Bot економить час і гроші підприємства: інвестиції, що грають «у довгу»

Цифровий асистент – це насамперед про те, як автоматизація бізнес-процесів працює на практиці. Наприклад, підвищує якість та продуктивність внутрішнього (корпоративного) пошуку на 50-75%, або ж прискорює ухвалення рішення про покупку на 50%. 

Якщо ж розширити бенефіти, то отримаємо наступну таблицю:

Категорія впливу	Конкретні переваги	Економія часу	Економія коштів
Операційна ефективність	Автоматизація відповідей на типові запити, внутрішні FAQ, техпідтримка	До 80% менше часу на рутинні відповіді	Зменшення витрат на підтримку персоналу
HR та онбординг	Швидкий доступ до політик, процедур, навчальних матеріалів для нових співробітників	Скорочення онбордингу на 30-50%	Менше витрат на тренінги та наставників
Продажі та клієнтський сервіс	Підказки для менеджерів, скрипти, аналіз запитів клієнтів	Швидше реагування на запити	Підвищення конверсії, зменшення втрат
Аналітика та звітність	Генерація звітів, порівняльних таблиць, візуалізацій на основі даних	Години, зекономлені на підготовці звітів	Менше витрат на аналітиків або BI-системи
Юридична та регуляторна підтримка	Пошук норм, шаблонів документів, відповідей на регуляторні запити	Миттєвий доступ до релевантної інформації	Зменшення витрат на зовнішніх консультантів
Інновації та стратегія	Генерація ідей, аналіз трендів, підтримка стратегічного планування	Прискорення R&D та стратегічних сесій	Оптимізація інвестицій у нові напрямки
Локалізація рішень	Адаптація під регіональні умови (наприклад, Київщина: енергетика, агро, логістика)	Менше часу на пошук локальних рішень	Уникнення помилок і зайвих витрат через нерелевантні рішення

 

Тобто по факту інтелектуальний чат-бот створює цілий ланцюжок покращень для компанії, впливаючи як безпосередньо на процеси, так і опосередковано на рентабельність підприємства. Зручно, вигідно, ефективно. Тож це варте інтеграції, навіть попри високі початкові витрати.

До практики: розробляємо Knowledge Bot за шість етапів

Ну добре, не все так просто, як можна подумати. Та і сам процес сильно залежатиме від того, беремо ми готового AI з API, чи вирощуємо власну LLM «з нуля». Другий варіант кращий у контексті точності і безпечності, але перший практичніший. Особливо, якщо правильно з ним працювати.

Тож, якщо звести все до середнього, то отримаємо наступний алгоритм дій:

• Завантаження існуючих документів (презентації, інструкції, FAQ, юридичні матеріали).
• Побудова бази знань (структуризація та індексація).
• Тестові запити й навчання AI на контексті компанії.
• Налаштування прав доступу (HR, юристи, сейлз, підтримка).
• Інтеграція у внутрішній портал або корпоративний сайт.
• Розгортання та технічна підтримка.

Не хвилюйтеся, сьогодні лише букви, без технічних нюансів чи фрагментів коду. Але ж це важливо, бо саме концепція формує фінальний продукт, чи не так? Тож рухаємося далі. 

Завантаження наявних документів (презентації, інструкції, FAQ, юридичні матеріали)

Онлайн бот консультант має чимось оперувати. Наприклад, інформацією. І не аби якою, а вашою, корпоративною. 

Тож маємо завантажити дані. Але попередньо відформатувати їх і загалом підготувати інфраструктуру. Тобто сервер з достатнім обсягом накопичувача і алгоритмами захисту інформації. Якими саме? Як мінімум щось штибу Castle&Moat та Zero Trust. 

Гіпотетично можна ще і з блокчейном погратися, але лише якщо маєте вдосталь грошей для організації корпоративної мережі. Ви самі ж і не захочете довіряти навіть частки зашифрованих внутрішніх даних випадковим учасникам. 

Побудова бази знань (структуризація та індексація)

База знань AI консультанта – віртуальна бібліотека. І записи тут також повинні мати чіткий порядок, а не хаотично очікувати свого часу. 

Тож другим кроком маєте організувати всю інформацію у чітку структуру. А ще призначити різні теги для кращої індексації вмісту кожного з записів.

Навіщо? Щоб підказувати системі, що саме і де вона може знайти. Повірте, краще витратити час на організацію, ніж ловити «завантажується» при взаємодії з ботом. 

Тестові запити й навчання AI на контексті компанії

Дані є, бот є. Далі починаємо його вчити. Буквально, як в школі. З підказками, виправленнями, тестами та навіть оцінками. Вручну чи автоматично? Гібридно, щоб навчити систему розуміти, а не просто шукати й відтворювати.

Навіщо ці складнощі? Щоб у підсумку отримати не чергового бота, а повноцінного асистента. 

Так, навчена система краще розумітиме контекст запитів і видаватиме максимально релевантні відповіді. Чи навіть виконуватиме певні задачі, наприклад, оновлюватиме інформацію в пулі даних, формуватиме звіти, порівняння тощо.

Налаштування прав доступу (HR, юристи, сейлз, підтримка)

Розділення доступу, класика, яка має стати стандартом. І не лише для асистентів з ШІ. Але от у контексті цих рішень має бути все чітко:

• HR взаємодіють виключно з даними персоналу;
• юристи працюють з нормативними документами;
• продавці та менеджери бачать клієнтську інформацію і складські залишки;
• ну а підтримка… А ці займаються всім.

Те ж і користувачів стосується, точніше бота, з яким вони працюють. Наприклад, асистент має допомогти їм порівняти та вибрати товар, замовити його. Але не демонструвати плани прибутків компанії на наступний фінансовий рік. Ну, ви зрозуміли. 

Інтеграція у внутрішній портал або корпоративний сайт

Покращення клієнтського сервісу – не магія, а тяжка робота. Принаймні на фазі розгортання системи асистування на платформі. По-перше, її ще потрібно інтегрувати, а це технічна і складна робота. По-друге, зробити адекватний GUI для всіх груп користувачів. 

Як саме відбувається інтеграція? Залежить від технічного стека вашого ресурсу. Якогось універсального алгоритму не існує, а хто стверджує протилежне – сам ніколи не робив подібного. 

Розгортання та технічна підтримка

Опісля всіх процедур з навчання, тестування, введення реальних даних та структурування доступу в інтегрованому асистенті починається магія. Тобто підтримка клієнтів AI, якою тепер не займається ваш персонал.

За те він тепер займається іншим (або не він, а сторонні фахівці, тут опційно) – підтримкою та обслуговуванням системи штучного інтелекту. Ну і її модернізацією, коригуванням промптів тощо. 

Автоматизований онлайн консультант – не панацея:  виклики, ризики, обмеження

Матеріал виглядає досить мотиваційним та безхмарним. Правда, додати сюди СТА – готова стаття для заманювання CEO, CTO тощо. Однак на практиці інтеграція ШІ не настільки проста. Хоча б через ряд вузьких місць, з якими доводиться постійно боротися. Зокрема:

• Необхідність якісної підготовки даних.
• Питання безпеки та конфіденційності.
• Ризик неправильних відповідей при погано структурованій базі.
• Потреба у постійному оновленні бази знань.

Чому це важливо? Бо регулювання ШІ наразі не має чіткої правової бази, бо сліпа довіра штучному інтелекту – моветон, бо від того, як працюватиме ваш асистент залежатиме і ефективність бізнесу. 

Шлях до успіху через компроміси: штучний інтелект для бізнесу – нова реальність, з якою нам працювати

Штучний інтелект у компанії – допомога клієнтам 24/7, автоматизація значної частини рутинних процесів, зменшення витрат та збільшення прибутків. А ще головний біль з інтеграцією, адаптацією до правових норм і проходженням перевірок у відповідних регуляторів.

Якщо ви працюєте лише з ринком України – все простіше, якщо ж з Європою, Азією і США – проблем не уникнути. Ну, точніше, вам доведеться враховувати всі актуальні закони, що стосуються ШІ, а також стандарти захисту даних, як от GDPR, ISO, HIPAA. 

А якщо на додачу ви ще й не знаєте, з якого боку підійти до цього штучного інтелекту… Ну тоді вам точно допоможуть фахівці рівня Wezom. 

І головне – не бійтеся інновацій, але і не інтегруйте тренди заради трендів. Якщо ШІ асистент вам потрібен – вперед. Якщо ж це тільки витрата коштів без реального потенціалу – краще модернізуйте інші аспекти бізнесу.