Історія про те, як мене навчили писати професійні листи (які читають)

На зорі кар’єри проєктного менеджера мені випало завдання: написати лист замовнику. Метою було повідомити про проблему та запропонувати наш варіант рішення.

На той момент я був переконаний, що чим детальніше розпишу свою думку, тим ефективніше її донесу. Я помилявся.

Народивши чергову епічну «котлету» тексту, я з ентузіазмом очікував схвалення своєї менторки перед відправленням.

Фідбек був лаконічним: «забагато тексту, скороти».

Долаючи внутрішній супротив, я зменшив текст десь у півтора рази. Вердиктом знову було «скорочуй ще, це ніхто не буде читати».

Слідом пішли заперечення, гнів, торг, та, зрештою, прийняття. З четвертої чи п’ятої спроби текст нарешті отримав схвалення.

Я досі вдячний менторці, що розбила мої ілюзії об сувору реальність. Ніхто не любить читати довгі листи.

З тих пір постійно запитую себе: «Якби я отримав цей лист, уважно його прочитав би чи лише пробігся очима?».

На світ народились наступні правила:

• Чим коротше речення, тим легше сприймається його суть. Не використовуйте більше 8-14 слів.
• Розділяйте текст на короткі параграфи по 1-3 речення.
• За можливості, структуруйте думки по пунктам та підпунктам (bullet points).
• Обираючи “Тему/Subject”, уявіть що підбираєте заголовок до новини.
• Починайте текст з лаконічного опису проблеми/мети листа, а закінчуйте чітким закликом до дії (call to action).
• Якщо у вас виходить більше 5-6 параграфів, можливо це той лист, що повинен бути зустріччю?

Цей текст взято з особистого блогу після отримання дозволу автора.