Скоротили робочий час на 17%: як ми за місяць створили бота-асистента всередині компанії

Діджиталізація допомагає розширювати інструменти продажів, вести бізнес з будь-якої точки світу, а ще — автоматизувати бізнес-процеси та зменшувати витрати. У цій статті я хочу поділитися, як впровадження HR-боту дозволило компанії іграшок і товарів для дітей KIDDISVIT оптимізувати витрати на 28,57% та скоротити робочі години на 17%.

Як ми створили асистент-бота для управління ефективністю персоналу

Після повномасштабного вторгнення 100% наших співробітників знаходились в режимі віддаленої роботи — працювали та волонтерили по Україні та закордоном. Почали відбуватися трансформаційні процеси в структурі компанії, оскільки для забезпечення волонтерських  напрямків діяльності необхідно було задіяти нові функції.

Співробітники  поєднували професійну та волонтерську діяльність, а також  були виокремлені підрозділи всередині компанії. Нам потрібно було розуміння, де знаходиться персонал. Стрімко змінювалися бізнес-процеси і для оперативного ухвалення рішень ми потребували швидкого доступу до інформації.

Разом з IT-спеціалістами виключно внутрішніми ресурсами створили асистент-бота DONE WORK KIDDISVIT. Це дозволило автоматизувати робочі процеси та покрити ряд HR-функцій.

Всього за місяць ми розробили повноцінний продукт. Досягли цього завдяки відмові від довгих ланцюжків узгоджень та гнучкому формату розробки з використанням підходів Agile та Scrum. Це дозволило розбити процес на блоки з проміжними результатами, одразу їх впроваджувати та отримувати фідбек від співробітників.

Ми розробили омніканальну систему взаємозв’язку для співробітників через чат-бот в Telegram, для керівників через веб-інтерфейс. Керування та налаштування боту також відбувається через сайт. Окрему систему асистент-боту зінтегрували з основною обліковою системою.

Всі переміщення даних будувалися за допомогою API. Це дозволило значно прискорити саму розробку та швидко додавати в систему нові функції.

Зв’язок з командою та аналітика ефективності

Спілкуватись з сотнями працівників, що фактично знаходяться по всьому світу, досить складно. Щотижня через асистент-бот ми збираємо дані про місцезнаходження команди. Так ми бачимо динаміку по місцеперебуванню співробітників — переїзди по Україні, переміщення між країнами, повернення з-за кордону. Це не контроль команди. Це можливість розуміти, що зараз відбувається з персоналом.

Асистент-бот дозволяє топам керувати ефективністю персоналу та залучати його до виконання оперативних задач за фактичним місцем знаходження.

Наприклад, ми знали, що продакт-тренерка компанії перебуває у Варшаві. Тож вона змогла провести в шоурумі партнерів онлайн-презентацію нових іграшок для клієнтів зі всієї України.

Автоматичне нарахування оплати

Ми вирішили, що працівникам-волонтерам, крім зарплати, будемо надавати грошову підтримку за волонтерство. Для цього потрібно було розраховувати заробітну плату за кількома коефіцієнтами. Тобто раніше ми робили розрахунок місячної зарплати за одним табелем, а тепер за трьома — прямі обов’язки, волонтерство в компанії, інше волонтерство.

За допомогою асистент-боту працівники легко фіксують відпрацьовані години та виконані задачі. Звітна інформація автоматично направляється до управлінських баз відділу кадрів, що прискорює та полегшує процес нарахування оплати праці.

Адаптація команди

З початком війни рекрутинг, розвиток, навчання команди тимчасово перейшли на другий план. Але вже в квітні почали з’являтися перші вакансії  і тут дуже допоміг асистент-бот. Коли керівники були зайняті волонтерством, DONE WORK KIDDISVIT «взяв на себе» більшість їхніх задач.

За допомогою асистент-бота топи економили до 50 годин робочого часу на місяць на контролі процесу адаптації працівників. Система автоматично нагадує новим співробітникам про зустрічі, ознайомлення з документами, комунікацію з HR, тощо.

Це дозволяє їм легко стати частиною команди, не дивлячись на онлайн-формат роботи.

За допомогою асистент-бота працівники заощаджують робочий час при підготовці звітності та можуть швидко узгоджувати відпрацьовані години з керівником підрозділу. Також у співробітників є можливість отримати інформацію щодо кількості відпрацьованих годин та вже нарахованої оплати.

Оптимізація фонду оплати праці на 28,57%: в чому користь асистент-боту на рівні компанії

Впровадження асистент-боту дозволило:

• своєчасно та автоматично закривати фонд оплати праці за місяць;
• чітко розуміти бюджет на оплату праці за трьома напрямками: робочий час, волонтерство, волонтерство в компанії;
• заощаджувати фонд оплати праці — 1,35 штатної одиниці в підрозділі HR;
• заощаджувати час на заповнення звітності всіма керівниками та співробітниками — від 1% до 5% робочого часу на місяць;
• отримувати інформацію щодо місцезнаходження та переміщення команди;
• швидко ухвалювати рішення в рамках компанії;
• оцінювати та покращувати процес адаптації нових спіробітників;
• збільшити відсоток співробітників, що вдало завершили випробувальний період;
• впливати на емоційну складову співробітників за допомогою розуміння їх стану.

Загалом впровадження асистент-бота дозволило скоротити робочий час на 17% без втрати ефективності.

До речі, саме з асисистент-ботом наша компанія взяла участь в Премії HR-бренд 2022 і отримала нагороди у двох номінаціях:

1. Переможець «HR воєнного часу» з проєктом «KIDDISVIT — трансформація компанії від лідера в галузі товарів для дітей до волонтерської організації міжнародного рівня».
2. Переможець «Digital HR» із проєктом «Асистент-бот як система управління ефективністю персоналу».

В планах активно розвивати асистент-бот по іншим напрямкам та зробити його внутрішньою HRM-системою.

Сподіваюся, наш приклад надихне вас не боятися експериментів, які значно полегшують життя! Дякуємо за увагу.