Вкластися у терміни: 5 ефективних трекерів задач — як обрати найзручніший

Впевнений, ви вже не раз замислювались: як ефективніше використовувати робочий час, щоб вкладатися в потрібні терміни? Спробуйте планувати роботу за допомогою трекерів задач. На які онлайн-інструменти звернути увагу в першу чергу — розповім у цій статті. А ще поділюся власним досвідом впровадження трекерів у своїй команді.

Визначте, навіщо вам трекати задачі

Будь-яка робота має свою рутину і свої «завали». Цілком виправдано, що в шаленому темпі люди можуть забувати про важливі деталі, губитися в потоці нової інформації. Це може призвести до непорозумінь як всередині колективу, так і в спілкуванні зі сторонніми командами чи з клієнтом.

Тому при перших симптомах хаосу на проєкті починайте фіксувати час на виконання задач.

У вас можуть бути різні потреби відстежувати тривалість робіт. Та зазвичай онлайн-трекери допомагають:

• слідкувати за виконанням завдань на різних етапах проєкту;
• правильно розподіляти навантаження між фахівцями;
• визначати та змінювати пріоритетність задач і відповідальних за результат;
• бачити розвиток проєкту в цілому.

Що також важливо — трекери зберігають ключову інформацію з проєкта в одному місці. За необхідності кожен учасник команди може дізнатися детальніше про певну задачу, її об’єм, дедлайн та виконавця.

Як заохотити команду фіксувати робочі задачі

Одного разу мені довелося змінити трекер для команди з платної версії Jira на її безкоштовну альтернативу — ClickUp. Оскільки проєкт не передбачав реалізації особливих функцій та інтеграцію зі сторонніми сервісами, не було сенсу платити за Jira.

Через певний час після запуску нового інструмента замовнику вдалося скоротити свої витрати, а команді — зберегти необхідний функціонал. 

Цим успіхам передувало чимало розмов із колегами про доцільність обраного інструмента і недієвість попереднього. Довелося пояснювати і цінність обліку часу в цілому. Спираючись на власний досвід, раджу впроваджувати трекери наступним чином…

1Поясніть колегам необхідність та переваги трекінгу задач

Просте розуміння, чому вам це потрібно саме зараз, може стати хорошою мотивацією для всієї команди.

Трекери — це сховище даних, звідки можна дізнатися про бізнес-ідею проєкту, знайти технічну документацію, дістати креди доступів, контакти та інші корисні матеріали. Також ці сервіси дозволяють організувати комунікацію між учасниками проєкту у спільному онлайн-середовищі.

Погодьтеся, зручно ж, коли достатньо просто тегнути потрібного фахівця в описі задачі й уточнити щось під ним.

Комусь може здатися, що подібні сервіси забирають час і створюють додаткові перепони для менеджера проєктів. Мовляв, люди постійно губитимуться, що й як працює. А це тормозитиме подальші процеси на проєкті, хоча дедлайни нікуди не ділись. З власного досвіду запевняю вас: поступово команда опанує обраний вами трекер. Врешті його використання перетвориться для колег на щоденну звичку.

Звісно, бувають прості та короткострокові задачі, які не потребують мікроменеджменту. Наприклад, оновлення бібліотеки для вже існуючого функціоналу якогось сервіса. В такому випадку буде зайвим змушувати команду звітувати в окремих програмах, а по завершенню місяця витрачати час на аналіз цих звітів.

2Впроваджуйте новинку поступово

Раптові зміни — це стрес, якому ми завжди чинимо опір. Страх з’являється від невідомості та нерозуміння. Те саме стосується впровадження нових інструментів у робочу рутину. Знайомте з ними колег поступово.

Розпочніть із найпростіших функцій обраної програми: плануйте через неї спринти, заповнюйте тікети, формуйте звіти. Згодом ускладнюйте рівень до «просунутого» користувача: додавайте чек-листи, плагіни для оптимізації тестування або розгортання програмного забезпечення.

У Jira, наприклад, є свій маркетплейс із плагінами для спеціалістів різних напрямів. Обираєте відповідну категорію й інтегруєте потрібні застосунки в свою роботу.  

3Допоможіть налаштувати інструмент

Пригадаю, як колись працював зі стажерами, які раніше не стикалися з подібними інструментами. Вони постійно розпитували мене: «Як правильно фіксувати час у Jira?», «Як працювати з беклогом і тікетами в межах одного спринта?». Тож раджу з новачками запастися терпінням.

Якщо помітили, що на комунікацію витрачається забагато часу, порадьте джунам відеотуторіали з докладними інструкціями. Нехай спробують опанувати інструмент самостійно, а раптом заплутаються — допоможіть.

4Показуйте команді користь від використання трекерів

Це чудовий спосіб зміцнити довіру до нововведень. Проводьте протягом місяця зустрічі, на яких підкреслюйте перші (навіть маленькі) успіхи команди.

Уявімо, що ви поставили собі на кінець спринта ціль: «За тиждень виконати 40 сторі поінтів». Після успішного завершення проєкта поясніть, що саме завдяки грамотному плануванню процесів, вам вдалося структурувати порядок виконання задач і дійти бажаного результату. І в цьому теж є заслуга використаного трекера.

5Збирайте фідбеки колег та обговорюйте побажання

Дізнайтесь, які труднощі виникають у них під час використання трекерів, що їм незрозуміло, що заплутує. Я зазвичай питаю про враження від новинки на спільних зустрічах. Якщо перераховані проблеми у багатьох спільні, можливо, слід подумати про заміну інструмента чи оптимізувати його використання, підлаштувати під особливості певних задач. У будь-якому випадку намагайтесь разом створити оптимальні умови для подальшої роботи.

Тестуйте різні інструменти й оберіть найзручніший для вас

При виборі інструмента орієнтуйтесь на наявний бюджет, потреби та побажання замовника. Доволі часто проєктний менеджер працює вже з існуючим на проєкті трекером, і розглядати інші варіанти не доводиться. Якщо ж треба обирати, нехай ця добірка онлайн-програм стане вам у пригоді.

Jira

Для мене це безумовний лідер серед трекерів. Дозволяє керувати робочими процесами, надавати аналітику та відстежувати зміни в проєкті.

Переваги Jira:

• можна заповнювати готові шаблони для ведення Agile-проєктів (лише виберіть потрібну методологію — Scrum або Kanban);
• має зручні панелі задач, які показують прогрес команди;
• доступна для користування з комп’ютера та смартфона (версії для iOS/Android);
• інтегрується з різноманітними сервісами для будь-яких потреб: від обліку часу до найскладнішої аналітики спринтів, діаграм і графіків;
• постійно виходять оновлення і щоразу з’являється зручний функціонал.

Недоліки Jira:

• тривале налаштування;
• складний інтерфейс.

Якщо ви ніколи раніше не працювали з подібним трекером, доведеться розібратись із базовими можливостями програми. Серед них — створення робочих дошок та гайдлайнів проєкту, керування календарем, завантаження звітів, під’єднання додаткових застосунків.

Trello

Безкоштовний сервіс, який працює за принципом Kanban. Кожна задача — це окрема картка на дошці, а дошка — перелік усіх завдань. Колонки показують стадії виконання роботи.

Переваги Trello:

• безкоштовна версія має необмежену кількість карток і доповнень до них, можливість збереження пошукових запитів, надання гостьового доступу до спільної дошки;
• також є платні тарифи: Standard — $5 на місяць, Premium — $10, Enterprise — $17,50; надається більший набір розширень, серед яких експорт даних, функції адміністрування та безпеки;
• дозволяє створювати списки з картками зі зрозумілим для всіх статусом «To do», «In progress», «Done» тощо;
• має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс;
• передбачає інтеграцію з іншими сервісами (Gitlab, Slack, Google Drive, MailChimp);
• можна додавати окремих учасників команди на різні дошки й одночасно вести декілька проєктів;
• дозволяє архівувати виконані завдання та за потреби мати доступ до них.

Недоліки Trello: 

• розмір файлів, прикріплених до тікетів, не має перевищувати 10 Мб.

ClickUp

Переваги ClickUp: 

• автоматизована можливість створювати та організовувати дошки та списки завдань, розділяти спринти та встановлювати дедлайни;
• можливість працювати з оцінкою часу, будувати діаграму Ґанта для керування поточними процесами;
• безкоштовний тарифний план і наявність преміум-функцій (до $9 на місяць);
• зручний інтерфейс;
• розвинений функціонал із точки зору аналітики та прогнозування.

Недоліки ClickUp:

• неможливо експортувати робочий простір.

Asana

Чудово підходить для спільного управління проєктами та задачами. Дозволяє швидко обмінюватись файлами, планувати та організовувати процеси онлайн.

Переваги Asana: 

• можна спостерігати за навантаженням команди у календарі, щоб призначити зустріч або не пропустити важливу подію;
• наявна інтеграція з Google Docs, Jira, Slack, GitHub, Evernote;
• легко створювати задачі з описом, коментарями, тегами та підзадачами у вигляді чек-листа;
• є інструменти для управління проєктами за принципом Agile (дошка для візуалізації методології Kanban).

Недоліки Asana: 

• неможливо відслідковувати прогрес команди та задавати оцінки часу.

Parabol

Дозволяє проводити нестандартні зустрічі та отримувати фідбеки від колег. Організатор мітингу задає необхідну кількість карток та голосів за одним із шаблонів.

Наприклад: 

• Start — те, чого в команді не вистачає;
• Stop — те, що команду дратує;
• Continue — те, що команду влаштовує.

Команда анонімно пише свої ідеї на картках по шаблону. Потім учасники обирають те, що сподобалося найбільше. Наприклад, «Переглянути кількість робочих зустрічей».

За результатами голосування питання виноситься на загальне обговорення. Під час розмови призначається відповідальний за виконання завдання. Далі тікети потрапляють на Scrum-дошку, де проєктний менеджер відслідковує прогрес команди.

Висновки

Сьогодні грамотний тайм-менеджмент — не додаткова перевага, а мастгев навичка кожного фахівця у будь-якій сфері. Опановуйте ці на інші інструменти, комбінуйте їх, порівнюйте та обирайте найкраще для своєї команди. Так ви зможете налагодити робочі процеси та й самі ефективніше будете використовувати свій час.