Впровадження Agile у дизайн-команди: як інтеграція дизайнерів з розробниками полегшує робочі процеси

Я Product Owner в компанії SPD Technology, і за останні кілька років брала участь в інтегруванні процесів UX-дизайнерів в процеси команди розробки на проєкті з яким компанія має багаторічні партнерські стосунки.

Наш клієнт — це платформа для дослідження та аналізу компаній, угод, фондів, інвесторів та постачальників послуг у всьому приватному життєвому циклі інвестицій.

Всі команди проєкту мають спринт дошку в своєму продакт проєкті в Jira, яка призначена для відстеження прогресу розробницьких завдань від створення до завершення. 

Тож, якщо Agile — це ітеративний підхід до управління проектами та розробки програмного забезпечення, то спринт дошка — це інструмент, який допомагає командам планувати, візуалізувати та керувати цією роботою. Дошка супроводжує JIRA проєкти команди та дозволяє бачити беклог спринту команди та її прогрес під час спринту. Дошка оновлюється командою і показує всі задачі, які мають бути виконані, знаходяться в процесі виконання або вже завершені в спринті.

Окрім розробників, на проєкті також присутні продуктові дизайнери та продуктові менеджери. Все почалося з того, що продуктові дизайнери, котрі закріпленні за командами розробки, почали додавати свої задачі в Jira проєкти команд розробки, що вносило хаос в процеси. Задля попередження плутанини, я запропонувала певний підхід до роботи у Jira проєктах, і таким чином, ми позбавились впливу артефактів роботи продуктових дизайнерів на процеси команди розробки, зокрема на планування спринтів команди розробників та звітності по їх ефективності. 

Цей досвід став важливою частиною нашої трансформації в межах впровадження Agile-методології, і я хочу поділитися ключовими моментами цієї роботи.

Створення статичних команд та впровадження спринтів

Три роки тому на нашому проєкті постала потреба змінити підхід до організації роботи команд. 

Замовник поставив задачу розділити великі команди на об’єднані автономні багатофункціональні команди. Так виділились Stream Aligned Teams (SATs). Це команди, які володіють цілим зрізом бізнес-домену від початку і до кінця. Вони працюють за принципом «Ти створив, ти і керуєш». Вони не передають повноваження іншим командам за жодних умов. Члени цієї команди постійно співпрацюють, щоб швидко й узгоджено надавати цінність нашим клієнтам, з повною прозорістю щодо пріоритетів, цілей і статусу на цьому шляху. Це дало можливість краще планувати ресурси та підвищити ефективність взаємодії між різними підрозділами, зокрема продуктовими дизайнерами, розробниками та продуктовими менеджерами.

Ми використовуємо Jira для відстеження всієї роботи над продуктом, яку виконують команди розробки та продуктового дизайну. Раніше дизайн задачі всієї команди продакт дизайнерів були представлені в окремому Jira проєкті. Ці задачі в Jira не були пов’язані з задачами команди розробки. В результаті менеджмент продуктових дизайнерів стикався з проблемами, коли намагалися дати лідершипу компанії більш цілісне уявлення про роботу свого підрозділу, яка входить до певного релізу, або коли намагалися більш точно спланувати ресурси команди продуктових дизайнерів. Такий підхід відображав зусилля команд різних підрозділів, які працюють разом, але окремо. 

В той же час відстеження роботи дизайнерів над випуском релізного функціоналу в одному місці з розробницькою роботою є важливим кроком на шляху до вирішення цих викликів. 

Коли ми перейшли на спринти — двотижневі цикли розробки, це вимагало не лише вчасного надання дизайнів, але й створення системи, що дозволила б продуктовим дизайнерам бути на крок попереду розробників. Продуктові дизайнери мали не тільки працювати в ритмі з командами розробки, а й планувати наперед, аби забезпечити успішний випуск майбутніх функціоналів.

Зміна у підході і фінальне рішення

Успішним рішенням цієї проблеми стало інтегрування дизайнерських задач в окрему спринт дошку в Jira.

Cпринт дошка — це дошка, яка підходить для команд, які працюють спринтами (двотижневими циклами розробки) або обмеженими за часом періодами, коли команда працює над виконанням заданого обсягу роботи.

Важливо було зробити так, щоб задачі продуктових дизайнерів не впливали на продуктивність команди розробників, не впливали на їх звітність і планування беклогу спринтів, але водночас дозволяли дизайнерам бачити їхні задачі в одному місці та приналежними до робіт по розробці певного функціоналу. Для цього в Jira було створено окремі фільтри та ще одну спринт дошку, що дозволило команді розробників фільтрувати дизайнерські задачі та уникати складнощів з перетином задач. Наразі кожна SAT має проєкт в Jira, а кожен проєкт Jira має декілька дощок, які використовуються для відстеження розробницьких та дизайн задач. Наявність кількох дощок надало кожній команді автономію щодо того, як вони хочуть працювати.

Під час створення задач учасниками команди важливо дотримуватись правила, яке стоїть в основі фільтрів, що розділяють задачі в Jira проєкті на різні спринт дошки,  закріплені за певними підрозділами. Інакше задачі можуть мігрувати між спринт дошками і, як результат, вносити хаос в процеси підрозділів.

Результати та перспективи

Запропоноване рішення усунуло проблему, що понад півроку впливала на продуктивність команд розробки. Інтеграція продуктових дизайнерів у процеси з використанням існуючих інструментів, таких як Jira, дозволила уникнути додаткових витрат та підвищити ефективність. Ми не тільки покращили комунікацію між дизайнерами та розробниками, але й зробили процеси прозорішими.

Створення системи глобального трекінгу задач продуктового дизайну у єдиному Value Delivery потоці дозволило більш ефективно відстежувати етапи роботи над функціоналом від дизайну до імплементації. Ми виключили задачі продуктових дизайнерів з Jira спринт дошки команд розробки, що раніше впливали на оцінку продуктивності команд розробки. Тестування цієї ініціативи вже дало позитивні результати, сприяючи зміцненню культури One-Team Mentality.

Наступний крок — реплікація цього підходу на трек Product Management, що дозволить побудувати цілісну воронку від ідеї до впровадження та розрахувати метрику Time-to-Value.

Мій досвід показує, що системний підхід до будь-якої ініціативи може мати значний вплив на всю організацію. Тож, якщо ви бачите якусь прогалину в процесах і розумієте, що зможете на це повпливати — пробуйте і тестуйте.