Як правильно делегувати задачі при роботі над проєктом

Для того, щоб керувати проектами не працюючи — треба просто делегувати всі задачі іншим!

Зараз розкажу, як це зробити.

Делегувати можна:

• Рутину — збір та оновлення статусів, підготовку звітів та презентацій.
• Ведення документації — опис процесів, заповнення специфікацій, тощо.
• Комунікацію з клієнтами — звісно, не всю, але частину точно можна зкинути на акаунт менеджерів та саппорт.
• Тестування — взагалі ідеально для делегації.
• Дослідження та аналіз — для цього є продакт овнери та аналітики.

Делегувати НЕ можна:

• Стратегічне планування — це сердце проекту. Тут і ризики треба оцінити і майбутнє проглянути.
• Проблемні питання з клієнтом та командою — тут важлива лідерська роль та авторитет проектного менеджера.
• Рішення про зміни в команді або в проекті — це, знову ж, про стратегічний погляд, ніхто крім РМ-а не розбирається в цьому краще.
• Оцінка роботи команди — так, може бути спокуса передати це HR, але реальну картину бачить тільки PM.
• Вибір ключових індикаторів (КРІ) — так, проектний менеджер краще знає, які метрики важливіші для успіху проекту.

Кому можна делегувати задачі?

Крім тих, хто був згаданий вище, є ще ось такі варіанти:

• Junior PMs або Assistants: Якщо у вас великий проект або кілька проектів, іноді з’являється можливість найняти помічника.
• Члени команди з відповідними навичками: Наприклад, якщо хтось в команді добре орієнтується в документації, можна це завдання передати їм.
• Окрема підгрупа для рутини: Інколи створюються міні-команди, які виконують конкретні рутинні завдання.
• Зовнішні помічники (Freelancers, VAs): Для деяких завдань, особливо тих, що не потребують глибокого занурення в проект, можна використовувати віртуальних асистентів.

Як грамотно та ефективно делегувати?

Для цього потрібно:

• Чітко сформулювати завдання: Що саме треба зробити, до якого часу, і які очікувані результати.
• Навчити або пояснити, як виконувати: Якщо завдання специфічне, краще один раз показати, як це робити, ніж потім переробляти.
• Проводити моніторинг і надавати фідбек: Особливо на початкових етапах делегування. Необхідно переконатись, що все йде так, як планувалось.
• Адаптація і ітерація: Після першого циклу виконання рутинних завдань, треба проаналізувати, чи все ішло гладко, і що можна покращити, а потім обов’язково застосувати покращення.

Переваги делегування

• Звільнення часу для фокусування на більш важливих і пріоритетних задачах.
• Професійний розвиток команди, набуття ними нових навичок.
• Вдосконалення процесів завдяки виявленню слабких місць.
• Підвищення мотивації команди — вони почуваються більш особливими коли їм довіряють важливі задачі.

Недоліки делегування

• Потреба в контролі та коригуванні.
• Втрата авторитету, якщо команда відчуває, що її експлуатують.
• Погіршення відносин з клієнтом, якщо завдання не виконане належним чином.

Резюмую: Щоб звільнити час завдяки делегуванню, треба спочатку витратити час на підготовку, а потім витрачати купу часу на контроль, і все одно є ризики.

Не дякуйте.

Цей текст з особистого блогу, опублікований з дозволу автора.