Дедлайн у розробці: що це таке простими словами

Дедлайн (від англ. deadline — «крайній термін») — це кінцева дата здачі проекту або завдання в строк. Іншими словами, це дата, яку оголошують співробітникам, коли саме потрібно завершити важливу роботу або етап цієї роботи. Якщо команда чи співробітник не зуміли закінчити завдання точно в термін здачі проекту, це називається прострочений дедлайн.

Найчастіше дедлайни оголошуються з прив’язкою до початку або кінця місяця. Також крайній термін виконання може бути встановлений наприкінці кварталу чи року. Якщо команда чи співробітник справляються з дедлайном, тобто виконують завдання до заздалегідь обумовленої дати, це може означати отримання бонусу чи іншого заохочення від керівництва. Пропуск дедлайну може спричинити деякі санкції: наприклад, позбавлення квартальної премії.

Види дедлайнів

Проектний менеджмент передбачає, що дедлайн може бути жорстким, терміновим, орієнтовним та поетапним. У першому випадку робота повинна бути завершена без застережень або перенесення. Наприклад, потрібно здати проект на конкурс не пізніше дати завершення прийому документів.

Терміновий дедлайн передбачає, що завдання потрібно зробити якнайшвидше: як правило, до кінця робочого тижня або до ранку понеділка — початку наступного тижня.

Орієнтовний дедлайн — це рекомендована дата завершення завдання. Виконавець повинен орієнтуватися на цю дату, але якщо обставини або режим роботи не допускають виконання точно в цей термін, то дату закінчення можна «посунути» на кілька днів.

Поетапний дедлайн має на увазі розбивку завдання на кілька частин, кожна з яких має власний термін завершення. Якщо йдеться про командну роботу, то за дотриманням термінів виконання зазвичай стежить один зі співробітників або менеджер.

Дотримання дедлайну може мати різну пріоритетність: високу, середню і низьку. Якщо завдання має високий пріоритет, то виконавець повинен всі свої ресурси спрямувати на його виконання. Середній або низький пріоритет припускають, що завдання можна виконувати у звичайному режимі.

Плюси та мінуси дедлайнів

Як і в будь-якій іншій роботі, застосування дедлайнів має позитивні та негативні сторони.

Плюси дедлайнів

• Наявність у проекту чітких тимчасових кордонів до виконання підвищує ймовірність того, що завдання буде зроблено вчасно.
• Це важливий стимул для підвищення продуктивності. Наявність чіткої мети у вигляді дати завершення проекту покращує результати праці.
• Робочий час розподіляється набагато ефективніше.
• Поліпшується планування майбутніх завдань. Наприклад, залежно від дати завершення проекту залежить старт рекламної кампанії та створення супутнього контенту.
• Поліпшується взаємодія між членами команди.
• З’являється мотивація працювати інтенсивніше. Знаючи свої часові рамки, співробітники вимушено виходять зі звичної зони комфорту, підвищуючи свою продуктивність.

Мінуси дедлайнів

• Поява стресу через жорсткі часові обмеження. Якщо термін здачі завдання підтискає, то з дедлайном стрес тільки посилюється.
• Ймовірність виникнення конфліктів всередині команди або між замовником та виконавцем. Через недотримання термінів може виникнути невдоволення з боку менеджменту, сварки з замовниками, зниження якості роботи, фінансові та репутаційні втрати.
• Якщо термін здачі роботи задати з надмірно великим запасом, то виконавець може відкласти завдання «на потім». Якщо ж дедлайн не зовсім реалістичний, це може призвести до стресу.
• Погіршення якості роботи. Щоб виконати дату виконання завдання, команда скорочує час на тестування, відмовляється від деяких процедур у роботі або спрощує функціональність готового продукту.

Як дотримуватися дедлайнів

Щоб вкластися в заздалегідь встановлені терміни, потрібно дотримуватися кількох простих правил. Це стосується не тільки виконавців, але й керівництва командою або замовником.

Насамперед, потрібно встановити реальні терміни виконання. Для цього треба провести аналіз продуктивності виконавців з урахуванням їхньої поточної завантаженості та складності виконання завдання. Необхідно виділити додатковий час у разі непередбачених ситуацій та для внутрішньої перевірки. Перед встановленням дедлайну замовник повинен обговорити його з виконавцями для схвалення. Це допоможе уникнути непотрібних конфліктів у майбутньому.

Найкраще розділити завдання на кілька частин. Так буде легше відстежувати швидкість виконання роботи та контролювати виникнення проблем на ранньому етапі. Для управління проектами бажано встановлювати міні-дедлайни — контрольні точки, наприклад, до кінця кожного тижня чи місяця. Це допомагає відстежувати відхід від графіка та швидко коригувати проблеми.

Регулярно взаємодійте з виконавцем, цікавтеся ситуацією щодо виконання завдання. Двостороннє спілкування між замовником та виконавцем усуває виникнення безлічі непорозумінь та допомагає правильно розставляти пріоритети. Дізнавшись про наявність будь-якої проблеми з виконанням завдання, разом можна набагато швидше її подолати. Якщо над виконанням завдання працює кілька осіб, рекомендується спілкуватися з кожною людиною окремо: мабуть, у когось із учасників команди виникають складнощі, які відсутні в інших.

Виконавцю важливо знайти гармонію між роботою та відпочинком. Не можна постійно зациклюватися на одній роботі — це може призвести до вигорання. Краще за все регулярно змінювати завдання між складними та простими. Завдання слід рівномірно розподіляти між кожним учасником команди.

Що таке редлайн

Редлайн (англ. redline — «червона лінія») — це контрольна точка, що передує завершення проекту. Як правило, редлайн ставиться за кілька днів до дедлайну. Це дає можливість контролювати терміни та виявити помилки.

Іноді менеджмент хитрує, називаючи виконавцям редлайн як остаточний термін здачі. Так, з певної точки зору це дає додатковий бонус для виконання роботи до справжнього дедлайну. Але є й зворотний бік медалі: нереалістичний термін завершення та нестача часу може позначитися на якості. Редлайни краще застосовувати для співпраці з командами, які регулярно зривають виконання завдань.