Хмарна vs локальна: як обрати ідеальну СRM і що вона повинна вміти

Як бізнесу в Україні не втрачати ефективність попри нестачу кадрів, з якою доводиться боротися в сучасних реаліях? На щастя, існують рішення, які дозволяють делегувати частину роботи автоматизованим системам. Одне з них — CRM-система. 

Вона дозволяє автоматизувати рутинні завдання, які зазвичай виконують люди: облік замовлень, управління клієнтами, розсилання електронних листів та SMS, формування аналітики та звітності. Загалом CRM дозволяють заощадити час працівників, знизити кількість помилок і підвищити ефективність бізнесу.

Вибір CRM-системи — це важливий і відповідальний процес, адже неправильне рішення може коштувати вам грошей, часу та навіть клієнтів. У партнерському матеріалі розглянемо основні пункти, які слід врахувати перед впровадженням CRM.

Хмарна чи локальна CRM

За розміщенням CRM-системи поділяються на хмарні та локальні. Яку ж вибрати?

Хмарні CRM — це SaaS-сервіси, які працюють через інтернет та розташовані на хмарних серверах. Такі рішення не потребують встановлення окремої програми та забезпечують доступ з будь-якого пристрою. Переваги хмарних рішень:

• Більш швидке впровадження, порівняно з локальними
• Доступність з будь-якої точки
• Можливість масштабування та кастомізації відповідно до потреб компанії
• Повністю контролюється розробниками: саме вони надають технічну підтримку та реалізують оновлення
• Інтеграції зі сторонніми сервісами

Локальні — це програмне забезпечення, що встановлюється на сервери компанії. Серед переваг локальних CRM хіба що незалежність від інтернету. Локальні CRM потребують обслуговування внутрішніми IT-спеціалістами та значних початкових інвестицій. До того ж, оновлення, доопрацювання чи інтеграції вимагають значних ресурсів.

Оптимальним рішенням часто є саме хмарна CRM-система, адже вона більш гнучка, не вимагає залучення IT-фахівців і має багато переваг для бізнесу.

Основні завдання CRM-системи

Щоб зробити правильний вибір, слід проаналізувати потреби компанії та визначити ключові функції, які має виконувати CRM. Оцініть, які процеси потребують оптимізації, які потреби має закрити система та який функціонал необхідний для ефективної роботи.

Функціонал CRM-системи, який потрібен всім:

• Управління клієнтами: організація клієнтської бази, сегментація аудиторії, збереження історії комунікацій
• Автоматизована лійка продажів: візуалізація кожного етапу взаємодії з клієнтом, автоматичні розсилання на певних етапах, автоматизація маркетингових кампаній тощо
• Інтеграції. Приєднання сторонніх сервісів дозволяє здійснювати дзвінки, отримувати ліди, замовлення та запити з сайту й маркетплейсів, здійснювати Email–розсилання тощо. Інтеграції забезпечують централізацію всіх процесів в одній системі.
• Аналітика. Автоматична аналітика дозволяє відстежувати прибутковість бізнесу, продуктивність працівників, ключові показники ефективності, конверсію та інші важливі дані
• Автоматизація процесів. Система повинна спрощувати роботу та брати на себе частину завдань. Переконайтеся, що система має можливості автоматизації створення завдань і нагадувань, переміщення між етапами лійки продажів, надсилання електронних листів та SMS, створення ліда при вхідному дзвінку тощо.

Можливість масштабування та кастомізації

З часом ваш бізнес буде розвиватися, а з ним зростатимуть потреби компанії. Тому важливо, щоб CRM мала гнучкі налаштування та дозволяла адаптувати функціонал до оновлених потреб.

Необхідно, щоб система:

• Дозволяла додавати власні поля та вимикати зайві блоки, оптимізуючи інтерфейс для зручної роботи
• Налаштовувати процеси відповідно до специфіки вашої галузі
• Розширювати систему відповідно до зростання вашої компанії
• Забезпечувала регулярні оновлення та додавала нові функції

Швидка підтримка

Важливо, щоб CRM надавала інструкції для самостійного освоєння функціоналу системи. Також необхідно, щоб була технічна підтримка, яка допоможе розібратися з функціоналом, відповість на питання та надасть необхідні вказівки. Крім цього, хороша служба підтримки дозволяє оперативно розв’язувати проблеми під час користування та уникати затримок у роботі.

Утім, консультації менеджерів не замінять вам тестування. Щоб краще ознайомитись з функціями та зрозуміти, чи підходить вам система, необхідно власноруч перевірити можливості системи та протестувати її функціонал.

Обрати українську CRM для малого та середнього бізнесу можна за посиланням

Приховані платежі та додаткові витрати

Перед впровадженням CRM-системи варто з’ясувати, чи передбачені якісь додаткові витрати, крім вартості ліцензії. Деякі сервіси можуть стягувати оплату за збільшення обсягу даних, технічну підтримку, інтеграції з іншими платформами тощо. 

Ретельно вивчіть умови використання, щоб уникнути непередбачуваних витрат, які можуть суттєво вплинути на ваш бюджет та переконайтеся, що всі фінансові аспекти прозорі та відповідають вашим очікуванням.

Додаткові поради

• Перед вибором CRM важливо ознайомитися з реальним досвідом інших користувачів. Читайте відгуки на незалежних платформах, звертайте увагу на переваги та недоліки.
• Досліджуйте самих розробників: як давно вони працюють на ринку, яку підтримку надають, як часто оновлюють систему. Надійний розробник із гарною репутацією забезпечить стабільну роботу CRM та її подальший розвиток
• Складіть технічне завдання та надішліть розробникам. Варто чітко сформулювати вимоги: які процеси має автоматизувати CRM, які інтеграції потрібні, скільки користувачів буде в системі. Підтримка сервісу проаналізує потреби компанії та допоможе зрозуміти, чи підходить вам CRM-система.
• Тестуйте систему. Перед фінальним вибором обов’язково скористайтеся тестовим періодом. Перевірте, наскільки зручний інтерфейс, чи відповідає функціонал вашим вимогам, як працюють інтеграції.
• Важливо донести команді потрібність і користь від CRM і навчити співробітників працювати з нею. Чим краще команда розуміє систему, тим ефективніше вона її використовують.

Яку CRM-систему не варто обирати?

Відповідь одна — російську! Це не лише фінансуватиме економіку ворога, а нестиме за собою ризики для вашого бізнесу. Користувачі Bitrix24, amoCRM та інших російських сервісів наражають на небезпеку дані власної компанії та своїх клієнтів.

Тим більше, що українських або міжнародних альтернатив — достатньо. Чудовим українським рішенням є KeepinCRM — CRM-система для малого та середнього бізнесу, повністю адаптована під український ринок. Вона пропонує понад 40 готових інтеграцій зі сторонніми сервісами та необмежені можливості підключення через API.

KeepinCRM має широкий функціонал: дозволяє автоматизувати продажі, керувати фінансами, вести складський облік, організовувати роботу команди та багато іншого — усе в єдиній зручній системі.

Як адаптуватися до нової системи

CRM-система потребує від бізнесу часу на ознайомлення та тестування, адже кожен бізнес має власні процеси та потреби. На початку адаптація може здаватися складною — потрібно звикнути до нового інтерфейсу та змінити звичну рутину.

Проте цей етап є необхідним. А правильно обрана CRM впорядковує роботу, автоматизує рутинні завдання та підвищує ефективність бізнесу. Чим раніше ви почнете впровадження, тим швидше команда адаптується і компанія відчує переваги: менше хаосу, економія часу, зростання продуктивності. А з часом — і прибутку.