Будьте холоднокровними, емоції — ознака слабкості: 14 порад, як давати зворотній зв’язок

Вчорашній програміст став тимлідом. За власним бажанням чи ні, та його обов’язки сильно змінилися. Як і будь-якому початківцю, йому потрібно навчитися давати підлеглим зворотний зв’язок. Адже тепер він відповідає не лише за себе, а й за команду.

Це потрібно для того, щоб у разі небажаної поведінки колеги та подальшого розбору польотів людина змогла провести роботу над помилками (при цьому не звільнившись зі словами «менеджер — м*дак»).

Ця стаття насамперед для вчорашніх програмістів, які стали керівниками. Можливо досвідченіших керівники теж знайдуть щось цікаве. Поїхали.

1 Зворотній зв’язок потрібно давати одразу

Зворотний зв’язок на негативну ситуацію має відбуватися миттєво. На це є дві причини:

• співробітник переключиться на інші завдання, йому важко згадати, що він зробив не так кілька днів чи тижнів тому;
• у співробітника складеться думка, що керівник необ’єктивний по відношенню до нього і просто чіпляється, а може, хоче вижити його з команди.

Затягування зворотного зв’язку призводить до того, що співробітник займе оборонну позицію і не сприйматиме зауваження.

2 Підготуйте місце розмови заздалегідь

Ніколи не кажіть про помилки співробітника публічно! Це найгірше, що ви можете зробити. Привселюдна критика створює бар’єр у комунікації між вами.

Дотримуйтесь старого правила: сварити особисто, хвалити привселюдно. Якщо ви хочете дати співробітнику негативний зворотній зв’язок, підберіть місце з ненапруженою обстановкою. Також це не має бути ваш кабінет, оскільки співробітник може емоційно відсторонитися. Краще за все оберіть нейтральне місце, наприклад, переговорну.

3 Складіть план розмови заздалегідь

Можливо, це вас здивує, але ви маєте підготуватися до подібної розмови. Неправильне слово або дія може призвести до звільнення працівника.

Складіть план розмови, продумайте структуру. Програйте в уяві можливі сценарії. Можна також записати план на папір або в телефоні, якщо боїтеся, що пропустите деталі або відхилитеся від початкового плану.

4 Налаштуйтеся на розмову

Якщо подібна розмова буде першою зустріччю за день із колегою, не забудьте привітатись і зберігайте природний вираз обличчя. Якщо ж зустріч не перша, то уточніть, чи не відволікаєте ви його від поточних справ (це краще зробити в чаті), чи не зайнятий він, і запитайте, чи є можливість приділити 15-20 хвилин часу на розмову. Це покаже співробітнику шанобливе ставлення та дасть вам додатковий бонус до сприйняття.

Зворотний зв’язок найкраще сприймається у спокійній та доброзичливій обстановці.

Завдання керівника — не скривдити співробітника, облаявши його, а вказати на наявність проблеми, яку ви можете допомогти вирішити.

Покажіть, як бачите вирішення проблеми та запобігання ситуаціям у майбутньому, запитайте думку самого співробітника — як він бачить рішення. Так ви покажете, що ви завжди відкриті до діалогу та готові допомагати. А колега зрозуміє, що від проблем можна не закриватися.

Найкраще, якщо ви звертатиметеся один до одного на ім’я і на «ти». Покажіть, що ви зацікавлені в тому, щоб допомогти співробітнику стати кращим.

5 Спочатку трохи похвали

Скажіть на початку розмови кілька слів про щось хороше (наприклад, про сильні якості колеги, або похваліть за нещодавно виконану роботу). Рідко коли буває, що зі співробітником все погано. Похвала на початку бесіди створює дружню атмосферу, знімає напруженість, що дуже корисно для того, хто опинився у некомфортній ситуації.

Ніколи не починайте з негативного, якщо ви не хочете відбити у людини мотивацію та бажання працювати. Пам’ятайте, що мета будь-якого зворотного зв’язку, навіть негативного — стимулювати вдосконалення та досягнення найкращих результатів.

6 Плавно переходьте до основної мети розмови

Перехід до проблемного питання потрібно здійснити плавно. Ви повинні у спокійній манері передати свої зауваження щодо роботи колеги.

Критику можна слухати, якщо вона подається у спокійному рівному тоні без переходу на особистість та містить інформацію щодо виправлення помилок.

Не допускайте зневажливих виразів. Фрази у наказовому тоні та різкі зауваження також недоречні. Ви повинні не допустити того, щоб співробітник закрився і перейшов до заперечення ваших аргументів, незважаючи на те, що вони можуть бути розумними та об’єктивними.

7 Чітко викладайте зворотний зв’язок

Намагайтеся якнайменше використовувати загальні фрази. Ви повинні пояснити, що не так і як можна цього уникнути в майбутньому. Якщо ви не зможете цього зробити, то співробітник мало того, що не зрозуміє, навіщо ви викликали його на розмову, так і не зможе внести очікувані зміни до своєї роботи.

Колега повинен ясно розуміти, що ви від нього хочете і про що йдеться. Інакше в його голові зародиться думка: «Керівник — м*дак, який сам не знає, чого хоче».

8 Цікавтеся думкою колеги

Відразу після того, як виклали проблему, не поспішайте переходити до викладу свого рішення. Дайте можливість співробітнику висловити свою думку та позицію. Можливо, ви не маєте повних даних і не бачили повної картини ситуації, і виходить, що продовження розмови не має сенсу або має бути спрямоване в інше русло.

Не перетворюйте зворотний зв’язок на суперечку на порожньому місці. Зворотний зв’язок — це діалог, у якому співрозмовники повинні розуміти один одного, щоб у результаті дійти згоди. Для цього керівник повинен одержати погляд на ситуацію з позиції співробітника, з яким розмовляє.

Можливо, що на проєкті горіли терміни, всі працювали не покладаючи рук, щоб встигнути вчасно. Співробітник, з яким ви ведете діалог — проводив рев’ю і в метушні не відобразив результати в таск-менеджері. Відправлення на тестовий сервер також не встигли зробити, але тому, що в цей час інший програміст своїм коммітом зламав функціонал, який робив ваш колега.

9 Чітко викладайте свою позицію

Якщо після вислуховування колеги ви не отримали підтвердження наявності пом’якшуючих обставин — ваш зворотній зв’язок має бути чітким та жорстким.

Якщо ж пом’якшувальні обставини є, то використовуйте їх, щоб спільно дійти до вирішення проблем, які призвели до цієї ситуації, і вироблення заходів щодо подальшого протидії подібному.

Надаючи зворотній зв’язок, пам’ятайте, що ви його даєте для того, щоб співробітник удосконалювався. Людям властиво помилятися, та потрібно вміти давати їм другий шанс. Але в жодному разі не переходьте на особистості. Ніхто не хоче вислуховувати суб’єктивну думку про свої здібності та навички. Примиритися з підлеглим набагато складніше, ніж образити його. Замість формулювання «ти поганий» використовуйте «робота була виконана погано».

Обов’язково дайте співробітнику запропонувати свої шляхи вирішення та вбудовуйте їх у свою позицію. Це найкращий варіант — тому що ви поділяєте відповідальність за ситуацію та її усунення. Але треба розуміти, що співробітник може не бачити способу вирішення проблеми та запобігання виникненню в майбутньому.

Хороший керівник допоможе знайти рішення, ставлячи питання, які скерують. А потім викласти свою думку.

10 Тримайте емоції та почуття під контролем

Даючи зворотний зв’язок, ви маєте бути стриманим та холоднокровним. Співробітники мають шанувати керівника, а не боятися.

Емоції під час зворотного зв’язку — ознака безсилля.

Також не варто демонструвати свою перевагу в будь-чому. Співробітник у процесі спілкування сам побачить, що у вас є необхідний досвід, знання та навички.

11 Керуйте невербальними сигналами

90% суті спілкування передається жестами. Керівник має звертати увагу на те, з якою інтонацією, мімікою, жестами він спілкується. Неодмінно зацікавтеся темою невербальних сигналів. Не використовуйте закриті пози, схрещені руки або переплетення пальців — це сигнали, ніби вам наплювати на думку співрозмовника. У той час як розкриті долоні свідчать про щирість, а відкрита поза сприяє невимушеному спілкуванню.

12 Звертайте увагу на індивідуальні особливості

До кожної людини має бути індивідуальний підхід. Про це слід пам’ятати ще на етапі підготовки до розмови. Не всі люди цінують зайву серйозність і не всі зрозуміють жарт під час серйозної розмови.

При спілкуванні з новачками намагайтеся їх підбадьорити, а спілкуючись з тими, хто свідомо не виконує роботу — висувайте жорсткі вимоги.

13 Допоможіть колезі самостійно підбити підсумок

Якщо співробітник сам чи з вашою допомогою підіб’є підсумок бесіди, то це сильно підвищить взаєморозуміння. Це також означає, що ви однаково розумієте подальші дії та знаєте, що потрібно робити, щоб цього не повторилося.

Коли співробітник підбиває підсумок, він бере на себе відповідальність за рішення, які ви спільно виробили.

Якщо колега щось зрозумів неправильно, відкоригуйте його.

14 Після закінчення розмови подякуйте. Розійдіться на позитивній ноті

Наприкінці розмови висловіть колезі подяку за приділений час. Скажіть, що ви вірите в те, що він винесе користь із вашого діалогу і зможе стати кращим. Але не будьте наполегливим чи настирливим, ви повинні дати зрозуміти співробітнику, що за себе в першу чергу відповідає він сам, і ви не сумніваєтеся в ньому, а просто хочете допомогти.

Це текст з особистого блогу, опублікований з дозволу автора.