Фасилітація: що це таке та як правильно її проводити

У цій статті ви не лише дізнаєтесь, що таке фасилітація. Я покажу, як різні прийоми та інструменти фасилітації допомагають бізнес-аналітикам покращити співпрацю з колегами та подолати труднощі в комунікації з командою.

Що таке фасилітація

Це організація та підтримка групової взаємодії для досягнення спільних цілей. Фасилітатор забезпечує цей процес та створює сприятливу атмосферу для ефективної роботи.

Які компетенції знадобляться фасилітатору?

• Комунікаційні навички — допоможуть продуктивно спілкуватися з усіма учасниками зустрічі та ефективно впливати на них.
• Навички управління дискусією — щоб вміти планувати сесію, залучати до обговорення всіх колег і швидко реагувати на емоції та репліки в ході дискусії.
• Вміння створювати сприятливу атмосферу — щоб учасники почувалися комфортно і відчували власну цінність у команді та під час конкретної зустрічі; це додатково сприятиме їх бажанню ділитися думками.
• Обирати потрібні інструменти відповідно до техніки фасилітації — щоб вони були оптимальні для конкретної групи людей і теми обговорення.

Задачі бізнес-аналітика, де стане в пригоді фасилітація:

• Збір вимог від стейкхолдерів.
• Генерація ідей і формування спільного бачення для вирішення проблеми.
• Підвищення ефективності мітингів та залученості до прийняття рішень.
• Стимулювання ініціативності учасників команди та підвищення рівня їх задоволення задачами, результатом і роботи в цілому.

Як підготуватися до фасилітації

Якщо ви взяли на себе цю роль, перед фасилітацією обов’язково дайте собі відповідь на такі питання:

• Яка мета фасилітації? Навіщо проводиться зустріч та які ключові цілі обговорення. Важливо не втрачати цей фокус впродовж сесії як у себе, так і тримати увагу всіх учасників дискусії.

• Який очікуєте результат від зустрічі? Усвідомлюючи його завчасно, ви зрозумієте, чи досягли врешті успіху. Для цього опрацюйте критерії оцінювання та підготуйте план обговорення.

 

• Які можуть бути проблеми? Зважайте на підводні камені, які можуть завадити досягти ціль. Спробуйте розробити стратегії уникнення цих проблем. Хоча всього передбачити неможливо, та краще бути готовим і гнучко реагувати на зміни.

• Хто учасники зустрічі? Має бути список запрошених членів команди та розуміння їх ролей на проєкті. В ідеалі — занотувати собі їх персональні особливості, риси характеру. Все це дасть змогу вам краще впливати на людей та залучати їх до обговорення.

• Як все відбуватиметься? Ви маєте чітко усвідомлювати свої кроки згідно етапів зустрічі та обирати необхідні для конкретної групи людей інструменти фасилітації.

Як проходить фасилітаційна сесія

Фасилітаційні сесії складаються з п’яти етапів:

• Відкриття. Фасилітатор задає тон зустрічі та допомагає людям налаштуватися на роботу. Сюди входить привітання учасників, нагадування про цілі зустрічі, опис порядку денного, правил і ролей.

• Збір даних. На цьому етапі група дізнається про факти, метрики та події, які відбулися за попередній період. Ця інформація дозволить швидше досягти мети зустрічі. Наприклад, якщо ціллю є розробка фічі, можна запитати про потреби споживачів та їх вимоги до продукту чи ідеї дизайну.

• Генерація ідей. Цей етап призначений для створення ідей. Фасилітатор повинен стимулювати людей до співпраці, зокрема в групах, та заохочувати обмін думками.

• Підготовка плану дій. Група обирає зі списку ідей перелік конкретних змін. Фасилітатор має допомогти учасникам сформулювати наступні кроки після проведеної зустрічі. Також необхідно визначити, як і хто слідкуватиме за виконанням визначених дій.

• Закриття. Це фінальна стадія. Група фіксує підсумки сесії та повертається до робочих процесів. Фасилітатор може пройтися по результатах зустрічі, окреслити головні питання і план дій до наступного мітингу. І, звісно, подякувати колегам за участь в обговоренні.

Прийоми фасилітації: які бувають та як обрати потрібний шлях

Прийомів фасилітації існує безліч. Я ж згадаю ключові, котрі використовую у своїй практиці, та опишу їх відповідно до етапів фасилітаційної сесії.

Прийоми для відкриття

• Icebreaker

Дозволяє провести оцінку настрою учасників та активізувати їх увагу, зняти напругу в групі та створити дружню атмосферу. Вам буде легше залучити учасників до діалогу та підвищити рівень довіри між ними.

Приклад: запропонуйте учасникам назвати три факти про себе, два з яких правдиві, а один — брехня. Такий прийом дозволяє розпочати неформальну комунікацію, коли люди краще пізнають один одного. Також я не раз пропонувала фан-топіки щоп’ятниці. Наприклад, коротке обговорення переглянутих фільмів чи прочитаних книг. За бажанням можете знайти багато застосунків чи сайтів з шаблонами айсбрейкерів.

• Одне слово

Пропонуєте учасникам назвати одне слово, яке відображає їх ставлення до теми обговорення. Цей прийом доцільний, коли потрібно швидко обговорити ідеї та думки. Його можна використовувати не тільки на етапі відкриття. Цей метод досить ефективно знімає напругу під час гострих обговорень із суперечками та загрозою конфлікту.

• Неіснуюча тварина

Один із прийомів креативного мислення. З його допомогою можна зібрати очікування учасників і сформувати позитивний настрій на подальшу сесію. Пропонуєте колегам вигадати тварину та описати її характеристики. Припустимо, учасники мають подумати, які цілі вони переслідують під час зустрічі, та описати їх одним дієсловом. Далі потрібно обрати тварину, на яку ці люди схожі за настроєм. Після цього залишається об’єднати два слова в одне.

Наприклад, я писала цю статтю, щоб поділитися корисною інформацією, презентувати свій досвід. Під час роботи я була сконцентрована і хотіла все зробити якісно, чітко, швидко. Це нагадує мені гепарда. Тож моя неіснуюча тварина — презентогепард.

Прийоми для збору даних

• Хочу все знати

Один із найбільш дієвих прийомів для створення картини колективних знань та запитань для подальшого опрацювання. Потрібно намалювати коло та озвучити питання або тему обговорення. Далі на одній частині кола написати «Я знаю», а на іншій — «Я хочу дізнатися». Після цього починається зіставлення інформації з цих двох частин. Завжди є люди, які щось знають з одного питання, а інші — ні, і навпаки. Завдяки порівнянню їх обізнаності поступово з’являється повніша картина колективного розуміння. Наприкінці можна визначити питання, які залишились без відповіді, і врахувати їх під час підготовки до наступної фасилітації.

• Повітряна куля

Команда аналізує фактори, які пришвидшують її роботу, та чинники, які призводять до зниження темпів. Далі починається вільний брейнштормінг. Люди діляться ідеями та намагаються прописати стратегії, які допоможуть збільшити вплив саме тих факторів, які сприяють швидкому руху вперед.

• Mad Sad Glad

Прийом часто стає в пригоді під час ретроспективи. Кожен учасник має написати на стікерах, що його за останній спринт потішило, засмутило та розлютило. Так ви швидко отримаєте конкретні фідбеки.

Прийоми для генерації ідей

• World Cafe

Схоже на мозковий штурм, коли треба за певний проміжок часу придумати багато ідей, об’єднати різне бачення учасників. Ідея проста: створити атмосферу «світового кафе», де люди перебувають у неформальному просторі й вільно спілкуються на задану тему. Фасилітатор розділяє учасників на малі групи, як за столиками в кафе. Учасники можуть переходити від одного стола до іншого, щоб змінювати співрозмовників. Це дозволяє побачити різноманіття думок. Цей прийом можна застосувати на онлайн-сесіях. Наприклад, в Zoom розділяти учасників на окремі кімнати, а в загальному залі обговорювати думки та враження від почутого.

• Метафорична візуалізація

Фасилітатор пропонує учасникам уявити проблему у вигляді метафори або намалювати її на аркуші паперу. Важливо пояснити, що художня якість зображення неважлива. Головними є ідеї учасників та їх бачення ситуації. Творча візуалізація завжди сприяє жвавому обговоренню.

• Поляризація думок

Цей прийом зменшує негатив до обговорюваної проблеми. Довільно розподіляємо учасників на групи: песимісти та оптимісти. Перші мають окреслити негативні аспекти теми, другі — позитивні. Так, оптимісти мають описати, наприклад, вигоди від впровадження ідеї на проєкті. А песимісти опрацюють можливі втрати та неприйнятні наслідки. Задача фасилітатора — стежити за настроями людей та висловлюваннями, аби дискусія залишалась конструктивною.

Прийоми для підготовки плану дій

• Голосування

Простий прийом, який дає змогу сфокусуватися на проблемі. Група обирає найкращі рішення з варіантів, визначених під час обговорення.

• Важливе і бажане

Мета — оцінити потенційні рішення за певними критеріями. Зазвичай такий прийом застосовують після виявлення критичної проблеми та формулювання декількох варіантів її вирішення. У цьому випадку будується матриця з пріоритетом на важливе і бажане та з підсумком ідей наприкінці.

• Плюс-мінус голосування

Учасники не вибирають один варіант, а ставлять плюси або мінуси навпроти кожного, якщо той чи інший варіант сподобався або ні. Так можна залучити до процесу прийняття рішення всіх учасників та швидко визначити найбільш популярні ідеї в групі.

Прийоми для закриття

• Хто, що, коли

Дозволяє визначити виконавців і дедлайни щодо прийнятого плану дій. Фасилітатор розділяє аркуш паперу або онлайн-дошку на три стовпчики: «Хто», «Що» і «Коли». В колонці «Що» пишемо дії та пріоритети, щоб побачити подальші кроки в цілому. В стовпці «Хто» вказуємо виконавців для кожної дії. «Коли» — це дата, до якої потрібно виконати задачу.

• Що далі

Метод схожий на попередній, але трохи простіший. Тут ми лише фіксуємо результати зустрічі та коротко формулюємо наступні кроки, без деталей. Підходить для випадків, коли рішення не вимагає послідовного сценарію дій.

• Рефлексія

Допомагає перевірити почуття учасників перед закриттям сесії. Наприклад, фасилітатор може попросити описати, якими були очікування від зустрічі, які досягнення під час сесії запам’яталися, хто або що вразило в ході обговорення (якщо люди працювали в групах), що хотілося б змінити чи побачити на майбутніх фасилітаціях.

Ключові техніки фасилітації для бізнес-аналітика

Техніки фасилітації допомагають забезпечити злагоджену взаємодію між людьми, активну участь і колективне ухвалення рішень у межах групи або всієї команди. Щоб ефективно вести дискусію, фасилітатори вдаються до різних технік. Вибір залежить від ситуації, та ключовими техніками є наступні:

• Збір ідей. Фасилітатор фіксує всі ідеї, які висловлюють учасники під час зустрічі. Це дозволить ефективніше вести дискусію.
• Стекінг. Фасилітатор дає змогу висловитися кожному, але по черзі. Це корисно для зустрічей з великою кількістю людей.
• Прийняття. Пояснює, що важливо визнати існування різних думок без переходу на ту чи іншу сторону співбесідника.
• Перефразування. Повторює сказане учасником, але іншими словами. Це допомагає уникнути неоднозначності, зафіксувати суть.
• Підбадьорення. Підтримує учасників, які бажають висловитись. Це сприяє створенню комфортної атмосфери для жвавої дискусії.
• Розпитування. Уточнює думку учасника, аби визначити суть описаної проблеми чи її рішення.
• Розговорити мовчунів. Фасилітатор звертає увагу на невербальні прояви, які говорять про готовність включитися в процес та висловитися.
• Лінкування. Озвучує зв’язки між питаннями, які, можливо, не є очевидними для учасників. Так можна поглибити тему обговорення.
• Структурування. Фасилітатор систематизує та упорядковує різні питання. Це дозволяє окреслити теми обговорення та виділити на них конкретний час.
• Урівноваження. Створює простір, у якому кожна сторона зустрічі може висловити свої інтереси, потреби та побоювання, а потім вже працює над пошуком компромісу або рішення, яке задовольнить усіх учасників.
• Формулювання. Допомагає учасникам чітко сформулювати суть проблеми й уточнити завдання, щоб домогтися більш ефективних і цілеспрямованих результатів. Дуже частою практикою є використання відкритих запитань, які сприяють глибоким роздумам та аналізу проблеми.
• Підбивання підсумків. Фасилітатор формує загальне розуміння і ясне уявлення про виконану роботу, досягнення та ухвалені рішення, Це дозволяє забезпечити групу цілісним поглядом на процес і його результати.

Інструменти для проведення фасилітації

Це матеріали, засоби та програми, які використовують для покращення процесу та ефективної співпраці. Ці інструменти можна розділити на три групи:

• Спілкування. Сюди входять всім відомі месенджери та застосунки для відеоконференцій: від Telegram та Slack до Zoom і Webex.
• Дошки для спільного використання. Це сервіси для онлайн-зустрічей: Miro, Mural, Funretro.io, IdeaBoardz тощо..
• Голосування та опитування. Тут можна пригадати Microsoft Teams+Polly, Google Forms, Slido, SurveyMonkey, Mentimetr тощо.

Це все вам знадобиться для онлайн-сесій. Під час фасилітації наживо головними інструментами фасилітатора стають звичайні аркуші паперу чи фліпчарт, маркери та стікери.

Про практичне застосування цих інструментів і технік фасилітації розкажу в наступній статті незабаром на Highload.